Роскомнадзор: что проверяет: план проверок

В последнее время Роскомнадзор прочно ассоциируется с запретами и скандалами вокруг интернет-площадок. Но это далеко не самая важная часть работы организации. С деятельностью Роскомнадзора могут столкнуться многие люди по своим рабочим обязанностям, поэтому будет нелишним знать, чем занимается этот орган.

Когда Роскомнадзор проводит плановые проверки

Основная деятельность Роскомназдора – это защита информации. С ней в той или иной степени работает каждое предприятие – любому работодателю нужна информация о сотрудниках, контрагентах и т.д. Чтобы эти файлы не использовались во вред их владельцам, назначается ревизия Роскомнадзора.

Инспекции бывают четырёх видов, основная из них – плановая. Они происходят строго по графику, который можно увидеть на сайте и подготовиться к ним заранее. Частота проверок – раз в 3 года, при работе с некоторыми категориями информации проверки бывают чаще – раз в 2 года. Если организация молодая, первая встреча с проверяющими состоится только через 3 (или 2) года после открытия.

Остальные виды проверок:

• внеплановая;
• документарная – высылаются документы по списку, может быть только плановой;
• выездная – сотрудники приезжают на предприятие (планово или внепланово).

Чтобы проверить организацию, должны быть веские основания. Директор должен быть осведомлён о том, что именно послужило причиной внимания контролирующих органов.

Внеплановые проверки Роскомнадзора

Такие ревизии происходят, когда есть подозрения, что организация пользуется личной информацией людей в неблаговидных целях. Основания для неё – жалобы на спам, решение прокуратуры или неполное выполнение предписаний после предыдущей плановой проверки. О подобном мероприятии руководителя предупреждают за сутки.

Проверка Роскомнадзора: как подготовиться и избежать штрафов

По законодательству оператором персональных данных считается любая организация, которая взаимодействует с людьми и их документами, т.е. под это определение подпадают все предприятия, где в штате больше одного человека. Проверка касается не только юридических лиц, но и ИП, в которых есть хотя бы один наёмный сотрудник, и даже физических лиц, если они работают с чужими карточкам.

Подготовку лучше начать с того, что изучить план проверок Роскомнадзора на 2019 год. Если в нём нет нужной организации, значит, в этом году можно не бояться. О плановой проверке дополнительно приходит предупреждение за 3 дня до неё, но на всякий случай лучше держать документы в порядке постоянно.

Проведение внутренней инспекции

Первый шаг – назначение ответственного. За обработку и безопасность персональных данных должны отвечать уполномоченные сотрудники. В зависимости от размера фирмы это может быть руководитель, бухгалтер или кадровик, который занимается этим в качестве дополнительной ответственности, либо специально нанятый для этого сотрудник или отдел.

Второй шаг – выяснение, с какими именно данными имеет дело предприятие. Ответственный за персональные данные должен знать, что именно он собирает и для чего. На основании этого руководитель составляет внутренние инструкции по работе с персональными данными и разрабатывает политику их обработки. С этими документами должны быть ознакомлены все сотрудники, для которых это важно. Последний шаг – уведомление Роскомнадзора, что предприятие работает с персональными данными людей.

Все эти действия нужно сделать сразу, как только предприятие соберётся работать с персональными данными. Они позволят избежать обвинений в непрозрачности бизнеса, а также срочной подготовки к проверкам и бесконечных стрессов. Если документация ведётся аккуратно, то инспекция не отнимет много времени и нервов.

Сотрудники должны быть готовы

Сотрудники учреждения должны знать, кто именно отвечает за персональные данные. Ответственный должен регулярно отчитываться руководству о том, как используется информация. Также он должен обеспечить сохранность данных – бумажные документы должны лежать в сейфах с замками, а электронные – в файлах без общего доступа.

Следует предупредить сотрудников, что во время проверок Роскомназдора по плану нужно вести себя спокойно. Излишняя нервозность, неаккуратность в документах могут навести проверяющих на мысль, что дела в организации или отделе идут не так хорошо, как хочется показать.

Роскомнадзор: что проверяет и на что обращает внимание

В первую очередь эксперты смотрят на соответствие того, что написано в уведомлении, и реального положения дел. Обо всех изменениях в политике обработки данных нужно сообщать по электронной почте или заказным письмом.

При плановой ревизии важно:

• какие именно данные обрабатывает компания;
• кто отвечает за обработку;
• где можно ознакомиться с политикой компании (в том числе на сайте);
• кому передаются данные;
• как обрабатываются данные, касающиеся здоровья сотрудников (особенно касается школ и других образовательных учреждений);
• как хранятся документы, и как контролируется доступ в этих помещениях;
• насколько всё перечисленное соответствует заявленному в документах.

Оштрафовать могут за расхождения между бумагами, которые подавались для реестра операторов, и реальностью. Также штрафы налагаются за беспорядочный доступ к информации, изменения, о которых вовремя не уведомили контролирующие органы, недостаточную прозрачность и сбор информации, которая не имеет отношения к деятельности компании.

Что такое персональные данные

Какие данные имеют статус персональных? На самом деле, любые, которые имеют отношение к человеку. В эту категорию попадает всё от имени и фамилии до анализа ДНК и налоговых долгов. Они необходимы для работы организаций, кроме тех, что работают полностью анонимно.

Что проверяет Роскомнадзор по персональным данным? На этот вопрос можно ответить также – всё. Организациям нужны персональные карточки, чтобы определять собственных сотрудников и контрагентов, но на каждый вид требуется согласие того, кому эти данные принадлежат.

Как проходит проверка Роскомнадзора по защите персональных данных

Программа предусматривает поэтапное взаимодействие:

• предприятие получает уведомление (при плановой проверке – за 3 дня, при внеплановой – за сутки), в нём указывается дата проведения и номер приказа;
• при документарной проверке (только плановой) высылается запрос и перечень документов, которые нужно представить. Руководитель высылает копии, заверенные своей подписью;
• при выездной проверке (плановой или внеплановой, может следовать за документарной, если выявлены недочёты) приезжают два инспектора, которые проверяют соответствие документов реальному положению дел;
• контролирующий орган выносит решение и даёт предписания;
• предприятие выполняет предписания.

Где публикуется реестр Роскомнадзора

Чтобы руководители могли заранее узнать, когда придёт Роскомнадзор, график проверок публикуется на сайте. Списки проверяемых компаний составляются на каждый год и хранятся в течение длительного времени, так что можно поднять информацию за прошедшие года.

Можно ли обжаловать результаты

Если проверка была проведена не по правилам, то руководитель предприятия может обжаловать её результаты. Важно обратить внимание на сроки уведомления, аккредитацию инспекторов, соблюдение ими правил проверки. Если что-то из этого было нарушено, а предприятие пострадало, составить возражение можно в течение 15 дней.

С персональной информацией работают все – образование, здравоохранение, общепит, и даже небольшое ИП с одним сотрудником. Утечка личных карточек может нанести серьёзный вред, и именно на его предотвращение направлена инспекция Роскомнадзора.