Когда должны выплатить отпускные по закону

Пора отпусков – горячее время в бухгалтерии любого предприятия. В это время нередки конфликты между сотрудниками бухгалтерии и отпускниками. Происходит извечный спор о том, когда должны выплатить отпускные по закону.

Трудность заключается в том, что законодательство не устанавливает однозначные сроки начисления отпускных. Итак, в Трудовом кодексе Российской федерации (ТК РФ), ч. 9 говорится, что оплату за отпуск нужно начислять не позже, чем за 3 дня до его начала. Закон не объясняет, должны ли эти дни быть рабочими или календарными. Нет единой позиции, как по закону выплачиваются отпускные. Например, в документе Роструда №1693-6-1 от 30.07.2014 предлагают считать календарные дни и отсчитывать их со дня начисления, Минтруда РФ, информируя о «Перерасчете отпускных сумм» от 16.06.2014, имеют в виду, что между началом отпуска и выплатой должно пройти 3 дня.

Стремясь узнать, когда по закону выплачивают отпускные, сотрудники предприятий прибегают к судам. Судебные решения не проясняют, в какой же срок нужно выплатить отпускные сотруднику. Одни суды решают, что день выплаты нужно включать в пресловутый трехдневный срок, другие утверждают, что между датами выплаты и началом отпуска должно пройти 3 полных дня.

Однако никто не оспаривает, что, согласно Трудовому кодексу, отпускные выплаты производят за 3 календарных, а не рабочих дня до начала отдыха.

Нюансы по расчету отпуска и положенной суммы

Наиболее частой ошибкой при начислении отпускных становится учет тех периодов, по которым определяют средний заработок. Все временные промежутки, оплаченные по средним показателям (больничные и т. п.), не принимают во внимание.

Также часто при расчете размера отпускных встречается такая ошибка, как опускание из годовой суммы зарплаты премиальных. Их необходимо учитывать.

По классической схеме заработок подсчитывают за последний год. Для сотрудников, недавно поступивших на работу и не проработавших год, величину отпускных определяют за отработанный период.

Если последний из трех дней перед выдачей отпускных совпадает с выходным

В бухгалтерии иногда сталкиваются с непониманием того, когда по закону следует перечислять отпускные, если день начисления приходится на нерабочие дни. Все выплаты следует произвести в день накануне выходных.

Если деньги начисляются через банк, следует учесть время, требуемое на перечисление, и график работы банка. Скорее всего, переводить средства потребуется за 4-5 дней до предполагаемого отпуска.

Из какого фонда выплачиваются средства

Работодатель осуществляет выплату отпускных из зарплатного фонда, созданного на предприятии или в организации, для оплаты труда. В некоторых случаях работодатели создают фонд, отдельный от зарплатного.

Специфика при уходе работницы в декрет

В случае, если женщина уходит в декрет и у нее остался неиспользованный отпуск, его нельзя заменить денежной выплатой. Им можно воспользоваться после выхода из декрета.

Для выплаты декретных нет четко установленных сроков. Женщины могут получить пособие как до рождения ребенка, так и после. Это зависит от того, когда женщина предоставит документы для начисления денежных средств. Документы можно подать в течение 6 месяцев по окончанию послеродового отпуска. После того, как документы будут поданы, у предприятия есть 10 дней для начисления и выплаты декретных.

В местах действия пилотного проекта социального страхования, женщина заполняет документы для Фонда социального страхования (ФСС) и подает их по месту работы. Работодатель обязан за 5 дней передать документацию в ФСС. В соцстрахе принимают решение в течение 10 дней, и производят выплату до 26 числа следующего после подачи документов месяца.

Выплата при увольнении

По закону при уходе работника с работы вместо отпускных ему выплачиваются деньги, как возмещение за неиспользованные отпуска. Регулирует этот вопрос ТК РФ №197-ФЗ, отредактированный 01.04.2019.

Порядок оформления

Законодательство обязывает соблюдать определенный алгоритм для оформления отпускных выплат:

1. Создание и утверждение графика очередности отпусков, издание приказа и уведомление работника под подпись. Уведомить сотрудника следует минимум за 2 недели до отпуска.
2. Расчет среднего заработка на 1 день за последние 12 месяцев.
3. Расчет среднего дневного заработка производят с учетом коэффициента индексации (если в этом году было повышение оклада).
4. Оплата фискальных и страховых сборов. Оплату производят в последний день месяца, в котором была произведена выплата отпускных.
5. Выдача отпускных.

Что может грозить работодателю за нарушение сроков

Нередко работники, осведомленные о том, когда выплачиваются отпускные по Трудовому кодексу, уличают свою компанию в нарушении сроков. Руководство, задержавшее выплаты за отпуск, виновно по закону, независимо от того, считает ли оно себя правым.

О мере ответственности информирует ст. 236 ТК РФ. За задержку выплаты отпускных и зарплаты компания обязана начислить пострадавшему компенсацию. Ее размер согласовывается между сторонами, но составляет не менее 1/300 ставки рефинансирования центрального банка от всей задолженности.

Количество дней задержки необходимо отсчитывать со дня, следующего за положенным сроком выплаты.

Кодекс об административных правонарушениях (КоАП) в ст.5.27 предусматривает штрафы:

• от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц;
• от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей;
• от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

Если нарушение повторится, деятельность предприятия могут приостановить на 1-3 месяца. Ответственное лицо могут сместить с должности на срок от 1 года до 3 лет, привлечь к уголовной ответственности по ст.145.1 УК, лишить свободы на срок до 3 лет, оштрафовать на сумму до 500 000 рублей, или на 3 года лишить права руководить организацией.

Что делать, если сроки упущены

Работник, которому не начислили отпускные своевременно, вправе обратиться с жалобой в органы контроля.

Выплата отпускных должна происходить своевременно. Существует регламент выдачи средств, предназначенных для компенсации потерянного на отпуск времени. Сотрудники, своевременно получающие отпускные, больше мотивированы и возвращаются к работе охотнее.